Time-blocking is een productiviteitstechniek waarbij je je dag in duidelijke tijdsblokken indeelt. Elke tijdsblok is toegewezen aan specifieke taken of activiteiten. In plaats van te multitasken of zomaar taken op te pakken, plan je vooraf wanneer je aan bepaalde taken/projecten werkt. Dit geeft structuur aan je dag, helpt je om afleiding te vermijden, en maakt het makkelijker om je te concentreren op belangrijke taken.
Voor ondernemers kan time-blocking enorm nuttig zijn omdat je vaak verschillende rollen vervult, van verkoop / dienst leveren aan klanten, tot je eigen bedrijf zichtbaar houden en administratie. Met deze techniek kun je ervoor zorgen dat je alle belangrijke kanten van je bedrijf de aandacht geeft die ze verdienen, zonder overweldigd te raken door de hoeveelheid werk die er is.
Voordelen van time-blocking voor ondernemers:
Efficiënter werken: Je weet precies wat je moet doen en wanneer, wat zorgt voor minder verloren tijd.
Vermindert uitstelgedrag: Omdat je specifieke tijdsblokken reserveert voor taken, heb je minder de neiging om dingen uit te stellen.
Beter overzicht: Time-blocking maakt je planning overzichtelijker. Je kunt beter inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor taken en voorkomt dat je overvol raakt.
Betere balans: Door ook tijd te blokken voor rust, persoonlijke ontwikkeling of familie, zorg je voor een betere balans tussen werk en privé.
Hoe time-blocking werkt:
Begin met je prioriteiten:
Maak een lijst van de belangrijkste taken en projecten waar je aan moet werken. Dit kunnen klanttaken zijn, bedrijfsontwikkeling, administratie, marketing, etc.
Gebruik je prioriteiten om de belangrijkste tijdsblokken te bepalen.
Blokkeer tijd voor elke taak:
Wijs specifieke uren of tijdsblokken toe aan elke taak. Bijvoorbeeld: van 9:00 tot 11:00 werk je aan klant A, van 11:30 tot 13:00 aan je marketing, enzovoort.
Denk aan hoe lang je echt nodig hebt voor elke taak. Plan ook pauzes om je energie hoog te houden.
Categorieën van tijdsblokken:
Focus blokken: Voor diep werk zonder onderbrekingen (bijvoorbeeld een project of strategische planning).
Reactieve blokken: Voor zaken die snel actie vereisen, zoals het beantwoorden van e-mails of telefoongesprekken.
Onderhoudsblokken: Voor terugkerende taken zoals facturatie, administratie, en het bijwerken van je planning.
Pauzes en hersteltijd: Vergeet niet tijd te reserveren voor korte pauzes, lunch, of een moment van rust. Dit is cruciaal voor het behouden van focus.
Gebruik tools:
Gebruik tools zoals Google Calendar, Notion, Trello, of Todoist etc. om je blokken digitaal in te plannen. Je kunt natuurlijk ook een gewone papieren planner gebruiken als je dat prettiger vindt.
Blijf flexibel:
Hoewel time-blocking helpt om structuur aan te brengen, is het belangrijk om ook flexibiliteit te behouden. Onverwachtse zaken kunnen zomaar opduiken, dus plan niet elke minuut vol en laat ook ruimte voor aanpassingen.
Voorbeeld van een time-blocking dag voor een ondernemer:
08:00 - 09:00: Ochtendroutine en planning van de dag.
09:00 - 11:00: Focus blok voor project klant A (diep werk, geen afleidingen).
11:00 - 11:15: Korte pauze.
11:15 - 12:00: Reactieve blok: E-mails beantwoorden en telefoongesprekken.
12:00 - 13:00: Lunchpauze en ontspanning.
13:00 - 15:00: Focusblok voor marketing en content creatie.
15:00 - 15:15: Korte pauze.
15:15 - 16:30: Onderhoudsblok: administratie, facturering en boekhouding.
16:30 - 17:00: Terugkerende taken, zoals het updaten van je projectmanagement tool of het voorbereiden van de volgende dag.
Time-blocking tips:
Batch vergelijkbare taken: Verwerk soortgelijke taken in blokken. Bijvoorbeeld, in plaats van meerdere keren per dag e-mails te checken, doe dit slechts twee keer per dag tijdens je reactieve blokken.
Bescherm je focus blokken: Zet je meldingen uit tijdens focus blokken, zodat je niet afgeleid wordt door telefoons of e-mails.
Gebruik kleuren: Als je een digitale agenda gebruikt, kun je tijdsblokken categoriseren met verschillende kleuren (bijv. blauw voor werk voor een klant, groen voor marketing).
Evalueer je voortgang: Aan het eind van de week kun je kijken of je blokken effectief waren en eventueel aanpassen.
Met time-blocking kun je als ondernemer je taken onder controle houden en je productiviteit verbeteren. Het helpt je om gestructureerd te werken, zonder het gevoel dat je verdrinkt in to-do's of afleidingen.
Comments